Wie bringe ich Agilität in KMU?

KMU sehen sich in der modernen Arbeitswelt vielen Herausforderungen gegenübergestellt. Neben der regionalen Konkurrenz setzen insbesondere Globalisierung und Digitalisierung den Mittelstand unter Zugzwang. Aber wie können Unternehmen am besten auf die sich ständig wandelnden Bedingungen der Arbeitswelt reagieren? Indem sie den Wandel zum Teil ihrer Unternehmensidentität machen! Nicht umsonst liegt „Agilität“ auch bei KMU voll im Trend. Wir zeigen Ihnen, was hinter dem Schlagwort steckt.

Was ist „Agilität“? Ein Definitionsversuch

So omnipräsent „Agilität“ als Buzzword sein mag: Die Definition bleibt selbst bei Führungskräften oft seltsam nebulös. Dabei lässt sich ein agiles Unternehmen durchaus klar umreißen. Prinzipiell ist ein Unternehmen dann agil, wenn es schnell auf Veränderungen der Geschäftswelt reagieren kann. Im Detail bedeutet das:

Agile Unternehmen

  • setzen auf flache Hierarchien,
  • binden alle Mitarbeiter in Entscheidungen ein,
  • fußen nicht auf starren, sondern auf veränderbaren Prozessen,
  • verfügen über kurze Entscheidungswege,
  • reagieren schnell auf Veränderungen,
  • arbeiten stetig an der Optimierung der eigenen Prozesse und
  • zeichnen sich durch eine hohe Bereitschaft zur Transformation aus.

Agilität ist keine Qualität, die der Unternehmensführung oder den Mitarbeitern vorbehalten bleibt. Vielmehr erfüllen sie sämtliche Akteure eines Unternehmens gleichermaßen.

Darum lohnt sich Agilität für KMU?

Die Umstellung auf agile Arbeitsprozesse lohnt sich für Unternehmen. Warum, liegt auf der Hand. Als agiles Unternehmen reagieren Sie schnell auf Veränderungen – und sind damit bestmöglich auf die Herausforderungen der Globalisierung und Digitalisierung vorbereitet. Zudem befeuern Sie Innovationen und bleiben damit auch langfristig konkurrenzfähig. Obendrein stärkt die im Rahmen des agilen Arbeitens selbstverständliche Partizipation und Wertschätzung die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter.

Agiles Arbeiten in der Praxis: Scrum

Wie genau werden Unternehmen „agil“? In der Praxis haben sich – in Abhängigkeit von Branche und Unternehmensausrichtung – verschiedene Methoden herausgebildet. „Scrum“ wird dabei mit Abstand am häufigsten eingesetzt. Charakteristisch für die agile Methode sind flache Hierarchien, eigenverantwortlich sowie interdisziplinär arbeitende Teams, teamübergreifende Kommunikation und der Wille zur Veränderung. Drei Säulen bilden die Grundlage von Scrum:

  1. Transparenz: Offenheit und Transparenz werden in sämtlichen Prozessen gepflegt. Das heißt: Fortschritte sind für alle Mitarbeiter ebenso sichtbar wie Hindernisse.
  2. Prüfung/Kontrolle: Ergebnisse (und Zwischenergebnisse) werden auf regelmäßiger Basis präsentiert und bewertet.
  3. Anpassung: Fußend auf dieser Prüfung erfolgt gegebenenfalls eine Anpassung der Vorgehensweise. Pläne und Prozedere sind im Rahmen von Scrum selbst ein Prozess, der kontinuierlich angepasst wird.

Andere Methoden wie das ebenfalls bekannte „Kanban“ setzen teils andere Schwerpunkte, ähneln im Kern aber Scrum.

Agil arbeiten: So gehen Sie vor

Scrum ist eine durchaus komplexe Methode, mit der sich die Führungsebene vor der Einführung zwangsweise intensiv auseinandersetzen muss. Als Vorstufe einer entsprechenden agilen Methode können jedoch einzelne agile Arbeitsschritte im Unternehmen eingeführt werden. Folgendermaßen können KMU agile Elemente in Ihr Unternehmen bringen.

  1. Testen Sie Elemente des agilen Arbeitens zunächst an bestimmten Prozessen oder Projekten und springen Sie nicht sofort mit dem gesamten Unternehmen ins kalte Wasser. Wie jede Transformation kann die Umstellung auf agiles Arbeiten zu Verwerfungen führen.
  2. Etablieren Sie eine (interdisziplinäre) Kommunikationskultur im Unternehmen. Kurze, aber regelmäßige Austauschgespräche im Team sind jetzt Teil der Tagesordnung.
  3. Veranschaulichen Sie die aktuellen Prozesse – inklusive Fortschritten und Hindernissen. Hängen Sie beispielsweise ein täglich zu aktualisierendes Whiteboard mit aktuellen Aufgaben und Fortschritten im Meeting-Raum auf. Listen Sie hier „To-dos“, „in Arbeit befindliche Aufgaben“ und „abgeschlossene Aufgaben“ auf.
  4. Führen Sie zweiwöchige Meetings ein, in denen die aktuellen Prozesse bewertet, gegebenenfalls angepasst und damit verbessert werden.
  5. Gliedern Sie große Projekte in Teilprojekte mit klar definierten Zielen. Brechen Sie die entsprechenden Teilprojekte ebenfalls in eindeutig umrissene Aufgaben herunter.
  6. Behalten Sie das Projekt als Ganzes im Blick, vermeiden Sie jedoch langfristige Planungen. Konzipieren Sie die Prozesse für Teilprojekte dagegen individuell und passen Sie Ihre Vorgehensweise stets weiter an.

Sind entsprechende agile Strukturen in Teilen des Unternehmens etabliert, können Sie einen Schritt weitergehen und eine Methode wie Scrum im gesamten Unternehmen implementieren.

Tipp

Auch die Postbank hat erkannt, dass sie sich aus sich selbst heraus verändern muss: Deshalb wurden interne Agile Coaches (#LIGA) ausgebildet, die anderen Abteilungen und Bereichen die "Hilfe zur Selbsthilfe" anbieten. Hierzu gehören agile Projektbegleitung, Expeditionen und Workshops, genau wie Impulsvorträge rund um New Work sowie den Aufbau einer Agile Community. All diese Maßnahmen zahlen auf ein großes Ziel ein, und zwar die richtigen Fähigkeiten bei den KollegInnen zu etablieren, Stichwort: Empowerment.

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