Digitaler wird’s nicht? Der Arbeitsplatz 2.0 im Check

Im Privaten legen wir das Smartphone kaum noch aus der Hand, doch wie steht es um die Digitalisierung im Job? Experten sprechen von der kompletten Technisierung des Arbeitsplatzes – von der Kommunikation bis zur Dokumentation findet alles auf dem Bildschirm oder in der Cloud statt. Jedoch gibt es dabei einige Verhaltensregeln zu beachten. Wie Unternehmen und Selbstständige erfolgreich und digital arbeiten, stellen wir Ihnen hier vor.

Wie unterstützen uns digitale Helfer am Arbeitsplatz?

Die Arbeitszeit erfassen, Belege scannen oder per Videochat das nächste Projekt planen: Die Digitalisierung hält in so gut wie alle Bereiche unseres Arbeitsalltags Einzug. Und auch Unternehmen, die auf den ersten Blick weniger digital erscheinen – wie beispielsweise eine Schreinerei – profitieren von einer cloudbasierten Buchhaltung oder digitalisierten Arbeitsplänen.
Generell finden sich Apps und Co. für die folgenden Bereiche:

  • Projektmanagement: In Tools wie Asana oder Trello können Projekte digital nachgebaut und geplant werden. Zuständigkeiten und Aufgaben werden verteilt und terminiert, Dateien ausgetauscht und Fortschritte geteilt.
  • Selbstorganisation: Schon wieder die To-do-Liste im Büro vergessen? Dann legen Sie die nächste Aufgabenliste lieber bei Wunderlist an und greifen von überall aus darauf zu – ob über den Browser oder die App. Auch die eben angesprochenen Projektmanagement-Tools helfen dabei, die eigene Tagesplanung im Blick zu behalten, Kapazitäten zu planen und freie Zeiträume für das nächste Meeting aufzuspüren.
  • Kommunikation: Sie arbeiten im Homeoffice und sehen den ganzen Tag keine Menschenseele? Chat-Programme wie Slack oder Microsoft Teams verbinden Menschen, die nicht nebeneinandersitzen. Tauschen Sie sich zu aktuellen Projekten aus, verschicken Sie Dokumente oder ausnahmsweise ein lustiges Katzenvideo. Über viele Tools lassen sich außerdem Videoanrufe in der Gruppe tätigen, sollten Sie beim nächsten Teammeeting auf Dienstreise oder im Homeoffice sein.
  • Dokumentation: Das Internet vergisst nicht – was in den sozialen Netzwerken ein Fluch sein kann, ist in der Archivierung und Dokumentation von Dateien ein echter Segen. Dank cleverer Cloud-Lösungen greifen Sie problemlos von überall auf Ihre Unterlagen zu. Serverstandorte in Deutschland garantieren Ihnen dabei den nötigen Datenschutz.

Darum sollten wir nur noch digital arbeiten

Ein großer Vorteil des digitalen Arbeitsplatzes ist die Vernetzung im Team: Arbeiten Sie gemeinsam an Präsentationen, besprechen Sie Konzepte oder holen Sie sich ein verbindliches Feedback zum nächsten Mitarbeiterevent ein. Es ist dabei ganz gleich, wo Ihr Gesprächspartner sitzt, solange er einen Internetzugang hat. Kommunikation wird so nicht nur näher, sondern nachvollziehbarer: Eine E-Mail lässt sich problemlos nachlesen – ein Telefonat oder ein persönliches Treffen ohne die eigenen Notizen dagegen kaum.

Auch die Dokumentenverwaltung sollte nicht unterschätzt werden: Existiert beispielsweise eine unternehmensweite Cloud oder ein Server, auf den alle Mitarbeiter von außerhalb Zugriff haben? So sind die Unterlagen stets auf dem aktuellsten Stand. Jedes Teammitglied kann seine Aufgaben erledigen und es entsteht keine Parallelwelt auf den Desktops der Kollegen. Ein weiterer Vorteil: Die Daten sind praktisch unzerstörbar – es sei denn natürlich, Sie entscheiden sich, die Dateien zu löschen. Ein Wasserrohrbruch im Archiv oder ein Brand kann ihnen dagegen nichts mehr anhaben.

Tipp

Sie möchten auf Ihre handschriftlichen Notizen nicht verzichten? Viele Tablets verfügen inzwischen über eine Stifterkennung. Oder Sie verwenden ein spezielles Notizbuch, dessen Seiten sich einscannen und so in digitale Dokumente umwandeln lassen.

Was ist im digitalen Büro zu beachten?

Schöne digitale Welt – doch ohne Regeln funktioniert hier nichts!

  1. Detox statt Durcheinander: Nutzen Sie Technik bewusst und in einem angemessenen Rahmen. Kontaktieren Sie Ihren Kollegen beispielsweise nur, wenn es einen konkreten Anlass gibt – sonst stört das blinkende Benachrichtigungsfenster bald genau so sehr wie ein Zuruf quer durch das Büro. In Phasen hoher Konzentration lohnt es sich außerdem, Chat-Programme oder das E-Mail-Postfach zu schließen.
  2. App-Chaos vermeiden: Die Anzahl der Apps sollten Sie so klein wie möglich halten. Versuchen Sie, alle Funktionen eines Programms auszuschöpfen, bevor Sie eine neue Anwendung installieren. Ebenfalls hilfreich: Nutzen Sie Programme, die miteinander kompatibel sind und einen einfachen Datenaustausch ermöglichen.
  3. Verfügbarkeiten kommunizieren und respektieren: Zeigen Sie Ihren Kollegen, wann Sie erreichbar sind – und wann nicht. Dazu kann beispielsweise der Status im Kommunikationstool genutzt werden. Sind Sie im Homeoffice, hilft auch ein kurzer Hinweis an Ihr Team, wann Sie Ihre Mittagspause machen oder wenn ein längerer Termin bei Ihnen ansteht.

Wenn der Schreibtisch zur Metapher wird – im Büro 2030

Wie sieht die Zukunftsvision für das Jahr 2030 aus? Tatsächlich versprechen sich Experten große Fortschritte von der Digitalisierung des Arbeitsplatzes – speziell bei kleinen und mittleren Unternehmen (kurz KMU), die sich dem Thema bisher kaum gewidmet haben. Generell wird die Arbeit flexibler: Arbeitszeiten und -ort werden künftig immer stärker den Bedürfnissen des Arbeitnehmers angepasst. Dazu gehören Homeoffice-Möglichkeiten und Co-Working-Spaces. Letztere stellen gerade für Pendler eine entspannte Alternative zur morgendlichen Auto- oder Bahnfahrt dar – zumindest, wenn die gemeinschaftlichen Arbeitsräume in der Nähe der Wohnung liegen. So verliert das Büro seine Rolle als Zentrum des Arbeitsalltags zunehmend – und mit ihm rückt auch der „eigene“ Schreibtisch in den Hintergrund. In vielen Unternehmen ist beispielsweise die Clean Desk Policy längst Alltag: Hier suchen sich Angestellte am Morgen einen freien Schreibtisch im Büro aus, an den sie sich setzen und arbeiten – zum Feierabend werden dann alle Unterlagen und Gegenstände in ein dafür vorgesehenes Schrankfach gelegt. Der Schreibtisch ist wieder leer – eben clean. Davon verspricht man sich eine konzentriertere, professionellere Arbeitsumgebung.
Eines sei zum Schluss angemerkt: Von heute auf morgen lässt sich kaum ein Unternehmen digitalisieren – und ebenso wenig ein Arbeitnehmer. Die digitale Transformation ist unabdingbar, doch sollte die Einführung Schritt für Schritt und unter Einbeziehung aller Stakeholder geschehen. Führungskräfte sollten beispielsweise gemeinsam mit dem Team Anwendungen ausprobieren und regelmäßig Feedback einholen – ob per Videochat oder doch im persönlichen Meeting, bleibt dann ihnen überlassen.

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