Ihr Kunde zahlt nicht? So gehen Sie vor

Mancher Kunde lässt sich mit der Zahlung einer Rechnung so seine Zeit – oder zahlt gar nicht. Sie stehen als Unternehmer vor diesem Problem und fragen sich, wie Sie an Ihr Geld kommen? Eine ausstehende Rechnung ist nicht nur ärgerlich, sondern mitunter existenzgefährdend. Gerade Freelancer und kleine Betriebe kommen durch Zahlungsausfälle schnell in eine finanzielle Schieflage. Wie Sie jetzt am besten vorgehen, erklären wir Ihnen hier.

Tipp 1 – wie organisiere ich mein betriebliches Mahnwesen?

Viele Firmen scheuen davor zurück, ihre Kunden bei einer offenen Rechnung anzumahnen. Um den Kunden nicht zu vergraulen, lassen Sie Freundlichkeit walten: Vielleicht hat er die ausstehende Rechnung schlichtweg vergessen oder es gibt andere Gründe für den Zahlungsverzug. Suchen Sie daher den Kontakt zum Schuldner, wenn möglich telefonisch. Gehen Sie dem Zahlungsverzug auf den Grund:

  • Ist der Kunde mit dem Rechnungsbetrag nicht einverstanden?
  • Steckt der Kunde in finanziellen Schwierigkeiten und wäre eine Ratenzahlung möglich?

Versuchen Sie zunächst, gemeinsam mit dem Schuldner eine Lösung zu finden. Halten Sie anschließend alles, was Sie besprochen und vereinbart haben, in einem Schreiben an den Kunden fest. Eine schriftliche Zahlungserinnerung verleiht Ihrem Anliegen das nötige Gewicht und schafft Verbindlichkeit. Wählen Sie auch in schriftlicher Kommunikation einen höflichen, aber bestimmten Ton.

So schreiben Sie eine Zahlungserinnerung

Vorlagen für eine Zahlungserinnerung finden Sie viele im Internet. Ändern Sie die ausgewählten Muster bei Bedarf so ab, dass die Formulierungen zu Ihrem Unternehmen passen. Mit diesen Worten machen Sie den Schuldner auf seinen Zahlungsverzug aufmerksam, ohne Ihrem geschätzten Kunden gleich auf die Füße zu treten:

  • Im hektischen Betriebsalltag kann es passieren, dass man eine Rechnung übersieht. Wir bitten Sie daher, den noch offenen Betrag über xx Euro unserer Rechnung xxxx vom xx.xx.20xx bis zum xx.xx.20xx auf unser Konto zu überweisen.
  • Bei Durchsicht Ihres Kundenkontos ist uns aufgefallen, dass unsere Rechnung noch nicht beglichen wurde. Wir möchten einen Bankfehler ausschließen. Bitten teilen Sie uns doch mit, wann Sie den Rechnungsbetrag überwiesen haben. Falls Sie noch nicht dazu gekommen sind, die Rechnung zu begleichen, holen Sie dies bitte schnell nach.
Tipp

Mit einer Rechnungssoftware vereinfachen Sie sich Ihr Mahnwesen. Das Programm weist Sie automatisch auf offene Rechnungen hin. Mit der Software erstellen Sie Ihre Zahlungserinnerungen und Mahnungen anhand einer gespeicherten Vorlage und behalten alle Aktivitäten somit gut im Überblick.

Worin unterscheidet sich die Zahlungserinnerung von der Mahnung?

Rein rechtlich handelt es sich um dasselbe: Sowohl Zahlungserinnerung als auch Mahnung verfolgen das Ziel, den Kunden zur Zahlung aufzufordern und ihn in Verzug zu setzen. Der kleine, aber feine Unterschied zwischen den beiden Schreiben besteht in der Wirkung. Eine Zahlungserinnerung klingt freundlich, während eine Mahnung Dringlichkeit signalisiert. Wie Sie Ihr Mahnwesen handhaben, ist Ihnen selbst überlassen. In der Praxis bietet es sich an, zunächst eine Zahlungserinnerung zu senden und später mit einer Mahnung den Ernst der Lage zu verdeutlichen. Achten Sie darauf, dass Sie den säumigen Kunden eindeutig auf den Verzug hinweisen. Nehmen Sie dazu folgende Informationen in das Mahnschreiben auf:

  • Name und Anschrift des Kunden
  • Name und Anschrift Ihres Unternehmens
  • Angaben zur Rechnung (Nummer und Datum)
  • Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung (konkretes Datum)
  • Hinweis auf die Höhe des offenen Betrags und die Fälligkeit
  • ggfs. Verzugszinsen und Mahngebühren
Tipp

Das außergerichtliche Mahnverfahren ist auch über einen Anwalt oder ein Inkassobüro möglich. Durch Outsourcing Ihres Mahnwesens entstehen zwar Kosten. Für einige Unternehmer lohnt sich der Schritt jedoch, da die Erfolgsquote externer Dienstleister meist höher liegt.

Tipp 2 – Schuldner zahlt nicht, welche rechtlichen Schritte einleiten?

Sie haben alle außergerichtlichen Möglichkeiten ausgeschöpft, dennoch bleibt die Rechnung unbezahlt? In diesem Fall ist es ratsam, keine Zeit zu verlieren und ein gerichtliches Mahnverfahren zu beantragen oder eine Klage auf Zahlung zu erheben. Das Mahnverfahren stellt für Sie weniger Aufwand dar als eine Klageeinreichung. Zudem ist dieser Weg schneller und kostengünstiger. Daher empfiehlt sich das gerichtliche Mahnverfahren, falls Sie nicht mit Einwänden des Schuldners rechnen. Wenn der Kunde Ihrer Forderung widerspricht, reichen Sie besser gleich die Klage bei Gericht ein. Im Einzelfall berät Sie ein Rechtsanwalt zu den verschiedenen Verfahren.

Ablauf des gerichtlichen Mahnverfahrens

Ihren Antrag auf Erlass eines Mahnverfahrens stellen Sie bei Ihrem Amtsgericht vor Ort oder nutzen das Online-Mahnverfahren. Sobald der Antrag eingereicht ist, sieht der Verfahrensablauf wie folgt aus:

  1. Das Amtsgericht prüft Ihren Antrag auf inhaltliche Richtigkeit.
  2. Stimmen alle Daten, schickt das Gericht dem Schuldner den Mahnbescheid mit der Post zu.
  3. Der Antragsgegner hat nach Erhalt die Möglichkeit, innerhalb einer Frist von zwei Wochen die Rechnung zu begleichen oder Einspruch zu erheben.
  4. Wenn der Schuldner die Zwei-Wochen-Frist ohne Zahlung oder Widerspruch verstreichen lässt, ist die Beantragung eines Vollstreckungsbescheids möglich.
  5. Auch beim Vollstreckungsbescheid hat der Schuldner das Recht, innerhalb einer Frist von zwei Wochen zu widersprechen.
  6. Mit dem vollstreckbaren Vollstreckungsbescheid beantragen Sie nach Abwarten der Widerspruchsfrist im letzten Schritt die Zwangsvollstreckung.

Tipp 3 – wie kann ich mich vor zahlungssäumigen Kunden schützen?

Langes Warten auf eine Zahlung ist hausgemacht, wenn in Ihrer Rechnung die Zahlungsfrist fehlt. Üblich ist eine Frist von 14 Tagen. Geschäftskunden befinden sich 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Zahlungsverzug (§ 286 Abs. 3 Satz1 BGB). Bei privaten Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regelung nur dann, wenn Sie den Kunden auf der Rechnung ausdrücklich darauf hinweisen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die formellen Anforderungen an eine Rechnung.
Die Zahlung per Rechnung ist in Deutschland zwar beliebt als Zahlungsmethode. Als Selbstständiger minimieren Sie das Risiko von Zahlungsausfällen, indem Sie diese Zahlungsart einem eingeschränkten Kundenkreis anbieten. Erlauben Sie beispielsweise ausschließlich Kunden, die schon einmal bei Ihnen eingekauft haben, ihre Ware per Rechnung zu bestellen.

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