Papierloses Büro: mehr Effizienz ohne Aktenberge

Der Trend der Digitalisierung verändert zunehmend die Arbeitswelt und ist in vielen Büros bereits Teil des Arbeitsalltags. Trotzdem ist das „digitale Büro“ nicht immer auch ein papierloses. Zu groß ist die Gewohnheit, alles schwarz auf weiß zu notieren und wichtige sowie unwichtige Dokumente zu archivieren. Doch ein Umdenken lohnt – wir stellen Ihnen die wesentlichen Vorteile vor.

Das Büro ohne Aktenschrank

Trotz fortschreitender Digitalisierung gehören sie zum Alltag in fast jedem Büro: zahllose Dokumente und Akten. Ganze Regale voller praller Ordner zieren die Wände, wichtige Kopien und Ausdrucke stapeln sich auf den Tischen und das Archiv wächst jeden Monat um mehrere Regalmeter. Muss das wirklich sein? Lange Zeit bremste der Gesetzgeber das papierlose Büro mit Vorgaben und Gesetzen aus. Digitalisierung? Ja! Papierloses Arbeiten? Nein!

Das digitale Büro darf aber nun weitgehend papierlos werden. Die seit 2015 gültigen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erlauben es, die meisten Akten digital zu führen. Lediglich Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen sowie Unterlagen nach den Vorschriften des Zollverfahrens sind weiterhin auf Papier zu erstellen und aufzubewahren. Das (fast) papierlose Büro ist also durchaus möglich.

Welche Vorteile bietet das Arbeiten ohne Papier?

Das Ablegen alter Gewohnheiten fällt jedem schwer. Ein „Büro ohne Papier“ gilt bei vielen, die der Digitalisierung eigentlich offen gegenüberstehen, als unpraktisch und aufwendig. Es erfordert zwar ein Umdenken, doch es birgt enormes Optimierungspotenzial und bietet zahlreiche Vorteile:

  • Die Ablage aller Dokumente erfolgt zentral in digitaler Form (z. B. in einer Cloud) mit direktem Zugriff für einzelne oder alle Mitarbeiter.
  • Dementsprechend können ganze Projekt-Teams einfacher Dateien bearbeiten – unabhängig von den Standorten der jeweiligen Beteiligten.
  • Auch Mitarbeiter im Außendienst oder im Homeoffice können unmittelbar eingebunden werden.
  • Der Wissenstransfer durch gemeinsame Terminkalender, digitale Visitenkarten und jederzeit zugängliche Datenbanken wird intensiviert.
  • Die zentrale Ablage von Dateien in einer Cloud oder Datenbank erleichtert auch die Suche. Die Arbeit im Büro wird zeitsparender und effektiver.
  • Auch Kostensenkungen werden erzielt, da Druck- und Portokosten entfallen und der Platzbedarf sinkt.
  • Die interne und externe Kommunikation ist schnell und sicher per Mail möglich, Kataloge und Rechnungen können kostengünstig als PDF versendet werden.

Step-by-step zum papierlosen Büro

Mit den richtigen Schritten ist der Weg zum digitalen, papierlosen Büro leicht zu bewältigen. Für eine reibungslose Umstellung der Mitarbeiter ist es sinnvoll, zuerst eine Bestandsaufnahme durchzuführen:

  1. Wie ist der Status quo?
  2. Wo wird besonders viel Papier verbraucht?
  3. Welche Verbesserungen und Änderungen werden angestrebt?
  4. Wie lassen sich die Ziele erreichen bzw. technisch umsetzen?

Zudem sollten Sie während der Umstellungsphase immer wieder kontrollieren, welche Maßnahmen gut funktionieren und an welchen Stellen weiterer Optimierungsbedarf besteht.

Arbeitswelt 4.0 – Software für das papierlose Büro

Mittlerweile existieren viele attraktive Software-Lösungen für KMUs, die sie auf dem Weg zur Digitalisierung unterstützen. In kleineren Firmen lässt sich der Übergang häufig einfach über verschiedene Apps vollziehen. Mittlere und große Betriebe benötigen für ihre individuellen Ansprüche hingegen oft maßgeschneiderte Lösungen. Hier bieten sich Enterprise-Content- Management-Systeme (ECMS) an, die die meisten namhaften Businesssoftwarehersteller im Programm haben.

Tipp

Mit praktischen Apps für das Tablet gestalten Selbstständige und Freiberufler im Handumdrehen ein nahezu papierloses Büro. Der „Business Assistent“ der Postbank verknüpft gekonnt das Online-Banking mit der Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen per Mail oder E-POST-Service. Zusätzlich ermöglicht die kostenlose App die automatische Zuordnung von eingehenden Zahlungen zu offenen Rechnungen. Der „Business Assistent“ verwandelt das Tablet in ein vollwertiges Büro – überall und jederzeit. Alle wichtigen Daten wie Umsätze, Kunden und Projekte stehen hiermit übersichtlich zur Verfügung und der Nutzer hat Büro und Finanzen fest im Griff.

Wagen Sie den Schritt zum papierlosen Büro!

Viele Entscheidungsträger, insbesondere in kleineren Betrieben, scheuen die komplette Umstellung der bisherigen Arbeitsabläufe. Eine aktuelle Bitkom-Studie verrät den häufigsten Grund: Die erforderlichen Investitionskosten sowie die eventuell mangelnde Qualifikation der Mitarbeiter werden zunehmend als Hürde wahrgenommen.

Doch ein Umdenken lohnt: Das papierlose Büro spart langfristig Kosten ein und steigert die Arbeitseffizienz. Zudem kommen der Nachhaltigkeitsgedanke und die Schonung von Papierressourcen bei Mitarbeitern und Kunden gut an. Die Digitalisierung verbessert den gesamten Workflow und macht Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig und fit für die Zukunft.

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