Hilfe aus der Wolke

Buch­füh­rung muss sein, auch wenn das Sam­meln, Sor­tie­ren und Ab­le­gen von Rech­nun­gen und Be­le­gen eher zu den un­be­lieb­te­ren Tä­tig­kei­ten des Un­ter­neh­mer­da­seins ge­hört. Denn ei­ne kor­rek­te Buch­hal­tung ist zum Bei­spiel Grund­la­ge für die Ge­winn­ermitt­lung, die je­des Un­ter­neh­men jähr­lich beim Fi­nanz­amt ein­rei­chen muss und die ge­ge­be­nen­falls auch für Kre­dit­an­trä­ge bei der Bank be­nö­tigt wird. Nicht zu­letzt ver­schafft man sich durch gut ge­führ­te Bü­cher ei­nen ver­läss­li­chen Über­blick dar­über, wie gut oder schlecht die ei­ge­nen Ge­schäf­te lau­fen.

Ganz egal, ob man zur Gewinnermittlung die sogenannte einfache Buchführung nutzen kann oder bilanzieren muss, also seinen Gewinn mit doppelter Buchführung errechnet: Um sein Unternehmen sicher für die Zukunft aufzustellen, sollte man in Sachen Buchführung auf digitale Unterstützung setzen. Besonders bei kleineren Unternehmen sind webbasierte Tools beliebt. Mit wenigen Klicks lassen sich damit in der Cloud (englisch für „Wolke“), also auf dem Server des Anbieters, Angebote verwalten, Rechnungen stellen oder gleich der gesamte Jahresabschluss erledigen. Die meisten dieser Buchführungsprogramme haben eine DATEV- und ELSTER-Schnittstelle, damit die Daten problemlos und sicher an den Steuerberater oder das Finanzamt übertragen werden können.

Vor­tei­le der in der Re­gel ab­o­b­a­sier­ten Cloud-Lö­sun­gen: Die Soft­ware ist im­mer auf dem neu­es­ten Stand, wes­halb bei ei­ner Än­de­rung der ge­setz­li­chen Vor­ga­ben kein neu­es Pro­gramm er­wor­ben wer­den muss. Zu­dem kann die Buch­füh­rung an je­den be­lie­bi­gen Ort mit In­ter­net­an­schluss ver­legt wer­den, et­wa aufs hei­mi­sche So­fa oder ins Ho­tel. Laut ei­ner ge­mein­sa­men Um­fra­ge des Di­gi­tal­ver­bands Bit­kom nut­zen be­reits 77 Pro­zent der Un­ter­neh­men Cloud-ba­sier­te An­wen­dun­gen für Per­so­nal, Buch­hal­tung und Fi­nanz­pla­nung.
 

Gut zu wissen: Für die digitale Buchführung gibt es klare Vorschriften, die in den umfangreichen „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, definiert sind. Wer sich nicht an diese Regeln hält, riskiert eine Steuerschätzung durch das Finanzamt, die zu hohen Steuernachforderungen führen kann. Auf der sicheren Seite ist also, wer eine GoBD-zertifizierte Buchführungssoftware nutzt, auch wenn die Zertifikate nicht von der Finanzverwaltung ausgestellt werden und insofern nicht unbedingt vor einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt schützen. Zudem sollte man auf eine Sicherheitszertifizierung für die Datenübertragung achten, zum Beispiel durch das Verschlüsselungsprotokoll TLS (Transport Layer Security). Schließlich sollen die eigenen Geschäftsdaten nicht in unbefugte Hände gelangen. Eine Orientierungshilfe für die Sicherheit bei der Cloud-Nutzung gibt der DsiN-Cloud-Scout der Initiative „Deutschland sicher im Netz“.

Mitt­ler­wei­le bie­ten auch ei­ni­ge Ban­ken ih­ren Kun­den im Rah­men des Ge­schäfts­kon­tos smar­te di­gi­ta­le Lö­sun­gen für Buch­hal­tung und Rech­nungs­we­sen an. Da­zu ge­hö­ren Ko­ope­ra­tio­nen mit An­bie­tern von Cloud-Lö­sun­gen. Die Postbank ar­bei­tet hier mit den Buch­hal­tungs­soft­ware-An­bie­tern Lex­wa­re und sev­Desk zu­sam­men.