Dienstrad statt Dienstwagen

In 3 Schritten zum Dienstradleasing

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   Anbieter

   Es gibt in Deutschland mittlerweile eine ganze Reihe von auf Dienstradleasing spezialisierten Anbietern (einen Überblick finden Sie am Ende dieses Artikels). Ein Unternehmen least bei diesen Zwischenhändlern das Rad meist über einen Zeitraum von 36 Monaten mit der Option, es danach zu kaufen oder aber den Vertrag zu verlängern, ggf. mit einem neuen Modell. Diensträder über einen solchen spezialisierten Anbieter zu beschaffen, hat einige Vorteile. So lassen sich die Verträge in der Regel bequem um Leistungen über die eigentliche Fahrradbestellung hinaus erweitern, zum Beispiel eine Vollkaskoversicherung oder ein „Rundum-sorglos-Paket“, durch das alle Kosten für Wartung und Reparaturen abgedeckt sind. Zudem lässt sich vertraglich festlegen, dass der Leasinganbieter das Fahrrad ohne Aufpreis zurücknimmt, sollte die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer das Unternehmen verlassen.

   Wichtig: Der Leasingvertrag sollte keine garantierte Kaufoption für die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer enthalten. Denn nur, wenn das Unternehmen Leasingnehmer ist, funktioniert das Modell. Schließt es lediglich den Vertrag ab, Kosten und Pflichten liegen aber bei der Nutzerin oder dem Nutzer des Dienstrades, akzeptiert das Finanzamt das Rad nicht als Dienstfahrrad. In diesem Fall kann eine Steuernachzahlung drohen.
    
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   Vertrag

   Die Überlassung des Dienstrades an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer sollte in einem Überlassungsvertrag oder einem Zusatz zum Arbeitsvertrag detailliert geregelt werden. Darin sollte vereinbart werden, ob das Rad auch privat genutzt werden darf, wer Wartung und Reparatur bezahlt und wann und in welchem Zustand das Rad zurückgegeben werden muss. Meistens enthalten die Überlassungsverträge die Option, das Bike nach Ablauf des Vertrags zu kaufen oder den Vertrag zu verlängern. Doch Achtung: Eine garantierte Überlassung nach der Leasinglaufzeit darf auch im Überlassungsvertrag nicht stehen, sonst handelt es sich steuerrechtlich nicht um ein Dienstfahrrad.
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   Buchführung

   Das Unter­nehmen kann die Leasing­raten ebenso wie alle anderen Kosten rund um das Dienstrad als Betriebs­ausgaben absetzen. Üblicher­weise über­nehmen das Unter­nehmen und die Nutzerin oder der Nutzer jeweils einen Teil der Kosten; dies funktioniert über eine sogenannte Gehalts- oder Ent­gelt­um­wand­lung. Das heißt, das Brutto­gehalt wird um den vom Unter­nehmen über­nommenen Teil der Leasing­rate gekürzt. Dadurch zahlen sowohl die Arbeit­nehmerin oder Arbeit­nehmer als auch das Unter­nehmen weniger Sozial­abgaben.

   Beispiel: Das Unter­nehmen least ein Dienst­fahrrad zu einer monatlichen Rate von 50 Euro. Die Kosten teilt es sich mit der Arbeit­nehmerin oder dem Arbeit­nehmer. Das Unter­nehmen macht 25 Euro als Betriebs­kosten geltend, die anderen 25 Euro werden der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter vom Brutto­gehalt abgezogen. Dadurch spart das Unter­nehmen seinen Anteil an den Sozial­versicherungs­beiträgen, im Beispielfall rund fünf Euro pro Monat. In den drei Jahren eines üblichen Leasing­vertrags würde ein Unter­nehmer in diesem Fall also 180 Euro Sozial­abgaben sparen.

   Wird das Dienstrad im Rahmen einer Ent­gelt­um­wandlung (auch zur privaten Nutzung) bereit­gestellt, muss die Nutzerin oder der Nutzer monatlich 0,25 Prozent der unverbind­lichen Brutto­preis­empfehlung des Händlers oder Her­stellers als geld­werten Vorteil versteuern. Alternativ kann ein Fahrten­buch geführt werden. Das lohnt sich Steuer­fach­leuten zufolge allerdings nur, wenn das Dienstrad nur selten privat genutzt wird.

   Bei tarif­gebundenen Unter­nehmen muss darauf geachtet werden, ob der Tarif­vertrag eine Gehalts­umwandlung in ein Dienst­fahrrad zulässt. Falls nicht, kann das Fahrrad als Gehalts­extra komplett vom Arbeit­geber bezahlt werden oder aber über­tarifliche Leistungen wie Bonus­zahlungen, Weihnachts­geld, Prämien oder Gesund­heits­budget ersetzen. Überlässt das Unter­nehmen der Arbeit­nehmerin oder dem Arbeit­nehmer das Rad als Gehalts­extra, trägt also alle Kosten selbst, so muss diese bzw. dieser seit 2019 weder Steuern noch Sozial­abgaben darauf zahlen (aus­ge­nommen bei E-Bikes, deren Motor Ge­schwin­dig­keiten von mehr als 25 km/h unterstützt).