Tipps für Freelancer: Rechnung stellen

Freelancer genießen in ihrem Berufsleben viele Freiheiten, tragen in Teilen aber auch deutlich mehr Verantwortung als ein Mitarbeiter im Angestelltenverhältnis. Schließlich muss sich ein Freiberufler um alle Formalitäten selbst kümmern. Dazu gehört auch die Rechnungsstellung nach erfolgreicher Erledigung eines Projekts. Damit eine Rechnung aber vor dem Kunden und dem Finanzamt Bestand hat, müssen einige Formalitäten beachtet werde. Welche das sind, lesen Sie hier!

Korrekte Rechnungsstellung für Freiberufler

Wenn Sie als Freelancer einem Kunden eine Rechnung schicken möchten, sollten Sie auf einige Pflichtangaben achten. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihr Auftraggeber seine Verbindlichkeiten zeitnah bezahlt und Sie bei der Steuererklärung keine Schwierigkeiten bekommen. Aus diesem Grund muss eine Freiberufler-Rechnung einige elementare Formalitäten erfüllen – im Grunde genau so, wie es bei einem normalen Unternehmen der Fall ist.

Zu den Pflichtangaben der Rechnung gehören u. a.:

  • Name, Adresse des Rechnungsstellers
  • Name und Adressdaten des Empfängers
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Das Rechnungsdatum
  • Ggf. die gesonderte Ausweisung der Umsatzsteuer
  • Die Steuernummer des Freiberuflers
  • Art und Umfang der erbrachten Leistungen inklusive Honorar

Für Freelancer dürfte es am einfachsten sein, wenn sie sich mithilfe einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation eine Musterrechnung erstellen, die sie bei jeder Rechnungsstellung verwenden. Immer wiederkehrende Rechnungsdaten müssen Sie so nicht jedes Mal neu erfassen. Zudem sorgen moderne Softwareprogramme dafür, dass die einzelnen Posten auf der Rechnung exakt addiert werden. Eine fortlaufende Rechnungsnummer können Sie so ebenfalls automatisiert erstellen.

Tipp

Falls Ihnen die Rechnungserstellung in Word oder Excel nicht zusagt, können Sie auch eine spezielle Rechnungssoftware, wie den Postbank Business Assistent, nutzen. Der „Business Assistent“ verwandelt das Tablet in ein vollwertiges Büro – überall und jederzeit. Alle wichtigen Daten wie Umsätze, Kunden und Projekte stehen hiermit übersichtlich zur Verfügung und der Nutzer hat Büro und Finanzen fest im Griff.

Die Bestandteile einer Freelancer-Rechnung im Detail

Nach diesem ersten Überblick über die Pflichtangaben einer Rechnung sollten Sie die genannten Bestandteile ein wenig detaillierter betrachten. Nur wer sich gut mit den gesetzlichen Vorgaben bei der Rechnungsstellung auskennt, vermeidet Fallstricke.

Wichtig zu wissen: Eine Rechnung, die nicht exakt ausgestellt wurde, muss ein Kunde nicht bezahlen. Gerade in der Selbstständigkeit sind regelmäßige Zahlungseingänge jedoch zwingend notwendig – ansonsten drohen schnell finanzielle Engpässe. Sie sollten beim Erstellen einer Rechnung also sehr penibel vorgehen.

1. Namen und Adressen:
Neben Ihrer eigenen kompletten Adresse, Ihrem Namen und Ihrer Firmierung gehören auf eine Rechnung auch Name, Adresse und Firmierung des Kunden. Achten Sie dabei unbedingt auf die Angabe der korrekten Gesellschaftsform: Wenn auf einer Rechnung die Mustermann AG versehentlich als GmbH betitelt wird, nehmen Sie Ihrem Kunden die Möglichkeit des Umsatzsteuerabzugs. Ihr Auftraggeber muss die Rechnung dann nicht bezahlen!

2. Rechnungsnummer:
Die Rechnungsnummer muss nach den gesetzlichen Vorgaben immer lückenlos und fortlaufend vergeben werden. Nur so kann das Finanzamt nachvollziehen, welche Verbindlichkeiten Sie im Laufe des Jahres eingefordert haben. Eine Rechnungsnummer kann übrigens auch aus Buchstaben und Zahlen bestehen. Wichtig ist nur, dass die Rechnungsnummer nicht mehrfach vergeben wurde. Durchgängige Nummerierungen – wie z. B. PB-001, PB-002 und PB-003 – sind hingegen zulässig und vom Gesetzgeber gewünscht.

3. Stundenlohn, Art der Leistungen und Gesamthonorar:
Damit Ihr Kunde glasklar nachvollziehen kann, wofür er sein Geld ausgibt, muss auf einer Rechnung eindeutig die Art der erbrachten Leistung vermerkt werden. Idealerweise ergänzen Sie diese Angabe mit dem Leistungsdatum, Ihrem aktuellen Stundensatz und der Gesamtzeit, die Sie für diesen Auftrag aufgewendet haben. So machen Sie Ihre Arbeit für den Kunden transparent. Weisen Sie am Ende Ihre Forderung als Gesamtsumme aus – zunächst als Nettobetrag ohne Steuern.

4. Steuersatz
Das Thema Steuern ist auch bei der Rechnungsstellung ein wenig komplex. Wenn Sie als Kleinunternehmer gem. § 19 UStG arbeiten, müssen Sie bis zu einem Jahresumsatz von 17.500 Euro keine Umsatzsteuer erheben. Dann ist es auch nicht notwendig, auf Ihren Rechnungen eine gesonderte Umsatzsteuer auszuweisen. Wichtig ist jedoch, dass Sie dem Kunden diesen Umstand erklären. Das geschieht, indem Sie Ihre Rechnung mit dem Zusatz „Nicht umsatzsteuerpflichtig nach § 19 UStG“ versehen. Ihre Steuernummer gehört aber auch dann auf jeden Fall auf die Rechnung.

Sollten Sie im Jahr mehr als 17.500 Euro an Umsatzerlösen erzielen (hier gilt der Bruttobetrag), dann müssen Sie den fälligen Steuerbetrag gesondert ausweisen. Dieser liegt bei 7 bzw. 19 Prozent – je nachdem, welche Dienstleistungen Sie anbieten. Auf Ihrer Rechnung sollte der Rechnungsbetrag dann sowohl als Netto-, als auch als Bruttosumme ausgewiesen sein. Grund: Viele Rechnungsempfänger sind zum Vorsteuerabzug berechtigt und müssen deshalb die genaue Steuersumme des Rechnungsbetrags wissen.

Pflichtangaben der Rechung: Das sollten Sie noch darüber wissen

Wenn Sie alle wichtigen Informationen in Ihrer Rechnung verarbeitet haben, fehlt nur noch – falls gewünscht – Ihre Unterschrift und schon kann die Rechnung dem Empfänger zugestellt werden. Hierbei ist es übrigens nicht mehr notwendig, den klassischen Postweg zu wählen – auch Freelancer dürfen Ihre Rechungen per E-Mail verschicken. Sogar die Unterschrift darf heute digital erfolgen bzw. gescannt vorliegen, eine Ausnahme bilden lediglich bestimmte Berufsgruppen wie Rechtsanwälte oder Steuerberater. Nebenbei ist die Signatur auf einer Rechnung kein zwingender gesetzlicher Bestandteil und somit kein Muss.

Ebenfalls nicht zwingend nötig – aber durchaus sinnvoll – sind Angaben zur Zahlungsfrist. Denn wenn Sie dem Kunden keine Frist kommunizieren, gelten die gesetzlichen Vorgaben gemäß BGB. Hierbei befindet sich der Schuldner erst 30 Tage nach Fälligkeit in Zahlungsverzug, was insbesondere für Freelancer eine zu lange Wartezeit sein kann.

Damit Ihr Kunde weiß, wohin er den Rechnungsbetrag überweisen soll, ergänzen Sie Ihre Rechnung mit Ihren aktuellen Kontodaten bzw. anderen bargeldlosen Zahlungsmöglichkeiten. So stellen Sie sicher, dass Ihre Leistung zügig und ohne Verzögerung entlohnt wird.

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