Fahrtenbuch führen – was muss rein?

Viele Selbstständige sind mit ihrem Auto sowohl dienstlich als auch privat unterwegs. Das ist praktisch, allerdings fallen dafür mehr Steuern an. Denn private Fahrten mit dem Dienstfahrzeug sind als geldwerter Vorteil zu versteuern. Der Steuerspartipp Nummer Eins lautet daher: Prüfen Sie, wie viel Sie die pauschale Versteuerung des Firmenwagens monatlich kostet – und ob Sie mit einem Fahrtenbuch bestenfalls günstiger fahren. Dabei gibt es einige Punkte zu beachten.

Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung – was ist besser?

Mobilität ist für die meisten Freelancer:innen und Selbstständige unverzichtbar. Mit ihrem Auto fahren zum Beispiel selbstständige Consultants von Kundentermin zu Kundentermin. Den Firmenwagen auch außerhalb der Arbeitszeiten in der Freizeit zu nutzen, liegt oftmals auf der Hand. Wer als Selbstständige:r ein Firmenauto privat nutzt, hat bei der Besteuerung des Privatanteils zwei Varianten zur Auswahl:

Wenn Sie sich für die Ein-Prozent-Regelung (Listenpreismethode) entscheiden, ist der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs ausschlaggebend. Das Finanzamt rechnet Ihnen bei dieser Methode jeden Monat ein Prozent des Bruttolistenpreises an, dies entspricht dem geldwerten Vorteil. Dazu addieren sich gegebenenfalls Fahrten vom Wohnort zum Arbeitsplatz, für die 0,03 Prozent vom Bruttolistenpreis des Autos je Kilometer anfallen.
Alternativ haben Sie die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch zu führen und damit Ihre privaten und betrieblichen Fahrten nachzuweisen.

Hinweis: Eine Wahl zwischen der Ein-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch haben Sie normalerweise nur, wenn Sie Ihren Dienstwagen weniger als 50 Prozent privat nutzen und das Auto somit klar dem Betriebsvermögen zugeordnet ist. Sofern Sie Ihr Fahrzeug häufiger privat nutzen (zwischen 10 und 50 Prozent betrieblich bedingte Fahrten), kommt die Ein-Prozent-Regelung nicht infrage.

Die Ein-Prozent-Regelung erscheint auf den ersten Blick bequemer, da der bürokratische Aufwand im Vergleich zum Fahrtenbuch hierbei deutlich geringer ist. Dennoch kann es sich lohnen, jede Fahrt mit dem Firmenwagen akribisch zu dokumentieren. Damit versteuern Sie nur die tatsächlich angefallen Kilometer und Ihre Steuerbelastung fällt möglicherweise niedriger aus. Gerade für berufliche Vielfahrer:innen mit höherpreisigem Fahrzeug kann sich die Fahrtenbuch-Methode lohnen. Online finden Sie spezielle Firmenwagenrechner, mit denen Sie die beiden Methoden (Fahrtenbuch vs. Pauschale) für Ihre Situation berechnen können.

Tipp

Ob die Methode mit einem Fahrtenbuch zur Versteuerung privater Fahrten Steuervorteile bringt, ist individuell unterschiedlich. Eine Sonderregelung gibt es zum Beispiel für Fahrer:innen elektrischer Firmenfahrzeuge – hier greift unter Umständen die 0,25-Prozent-Regelung. Eine Steuerberatung ist daher in jedem Fall empfehlenswert.

Firmenwagen mit Fahrtenbuch – worauf achtet das Finanzamt?

Mit einem Fahrtenbuch können Selbstständige durchaus mehrere Tausend Euro im Jahr sparen. Den Steuervorteil gibt es aber nur, sofern das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch anerkennt. Um steuerliche Fallstricke bei der Steuererklärung zu vermeiden, haben wir Ihnen die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch hier übersichtlich zusammengefasst:

Achten Sie darauf, dass Sie Fahrtenbuch vollständig führen. Nehmen Sie Eintragungen immer zeitnah vor, idealerweise noch am selben Tag. Denken Sie daran, stets das Datum und die Kilometerstände für jeden Eintrag zu notieren. Lücken im Dokument fallen schnell auf, wenn beispielsweise die Tankbelege nicht mit Ihren Einträgen übereinstimmen.
Das schriftliche Dokument muss zudem eine „geschlossene Form“ aufweisen. Im Schreibwarenhandel sind entsprechende Formularbücher erhältlich, die diese Voraussetzung erfüllen und ins Handschuhfach passen. Nachträgliche Änderungen, Streichungen und Ergänzungen sind daher kenntlich zu machen. Wenn Sie beispielsweise einen handschriftlichen Eintrag korrigieren, nehmen Sie dafür keinen Tipp-Ex. Streichen Sie die eingetragenen Angaben stattdessen noch lesbar durch und machen Sie daneben eine Notiz. Damit bleiben die Änderungen für das Finanzamt nachvollziehbar.
Ein Fahrtenbuch darf nicht manipulierbar sein. Nehmen Sie sich beispielsweise einen Kugelschreiber zur Hand und keinen Bleistift. Daher ist es auch nicht möglich, die Fahrten am Computer in einer Excel-Tabelle zu protokollieren.

Gut zu wissen: Wenn ein Fahrtenbuch diese Anforderungen nicht erfüllt, lehnt das Finanzamt es womöglich ab. In diesem Fall müssen Sie damit rechnen, dass die Versteuerung anhand der Ein-Prozent-Regelung erfolgt. Sie können jedes Jahr neu entscheiden, welche der zwei Methoden Sie anwenden möchten.

Tipp

Mit einem elektronischen Fahrtenbuch machen Sie es sich einfacher. Dafür gibt es Fahrtenbuch-Apps und weitere Systeme, wie OBD-Stecker zur automatisierten Erfassung von Fahrten im Dienstwagen.

Private Fahrten in das Fahrtenbuch eintragen

Wenn Sie privat unterwegs sind, ist der Eintrag im Fahrtenbuch schnell erledigt: Bei Privatfahrten vermerken Sie lediglich die Kilometerstände zu Beginn und am Ende der Fahrt für den jeweiligen Tag. Sie brauchen weder den Grund für die Fahrt noch das Ziel anzugeben.

Geschäftliche Fahrten im Fahrtenbuch protokollieren

Für geschäftliche Fahrten sind darüber hinaus zusätzliche Angaben zu machen:

Wo sind Sie an diesem Tag mit Ihrem Dienstwagen hingefahren? (Ziel bzw. Route bei Fahrt mit Umwegen)
Wen haben Sie am Fahrtziel getroffen? (Namen der Kunden/Kundinnen oder Geschäftspartner:innen)
Was war der Grund für Ihre Fahrt? (zum Beispiel Behördenbesuch, Meeting)

Fahrtenbuch – welche Fahrten sind dienstlich, welche privat?

Ein Fahrtenbuch erfasst sowohl dienstliche als auch private Fahrten. Damit weisen Sie einerseits nach, dass Sie Ihr Firmenfahrzeug überwiegend dienstlich nutzen und daher alle Fahrzeugkosten absetzen können. Andererseits profitieren Sie von möglichen Steuervorteilen bei der Versteuerung privater Fahrten gegenüber der Ein-Prozent-Regelung.

Es ist daher wichtig, dass alle Einträge im Fahrtenbuch korrekt und vollständig sind. Bei Privatfahrten handelt es sich um Fahrten, die sich keinem betrieblichen Grund zuordnen lassen. Wenn Sie zum Beispiel Ihren Wocheneinkauf am Samstag erledigen, in den Urlaub fahren oder Ihre Kinder zur Schule bringen, ist das in der Regel eine rein private Fahrt. Manchmal kann es vorkommen, dass Sie zwischen zwei dienstlichen Terminen kurz einen Umweg machen und private Dinge erledigen. Dokumentieren Sie diese Mischfahrten entsprechend im Fahrtenbuch, damit sich der Privatanteil richtig berechnen lässt.