Ob Sie mit Ihrem Dienstwagen privat unterwegs sind oder Ihr Privatfahrzeug auch beruflich nutzen: Ein Fahrtenbuch kann sich finanziell lohnen, um Steuern zu sparen. Denn wer sich nicht für die pauschale 1-Prozent-Regelung entscheidet, muss alle Fahrten lückenlos erfassen. Damit das weniger aufwendig ist, bietet sich der Umstieg auf eine digitale Lösung an. Wir erklären Ihnen, wie sich ein elektronisches Fahrtenbuch technisch umsetzen lässt und worauf Sie achten sollten.
Fahrtenbuch per App – wie funktioniert‘s?
Fahrtenbuch führen und Firmenwagen absetzen – Checkliste
Mit einem Fahrtenbuch weisen Sie dem Finanzamt nach, wie viele Fahrten Sie privat beziehungsweise dienstlich unternehmen. Immerhin möchten Sie weder zu viel Einkommensteuer zahlen noch Steuererleichterungen verpassen. Ein Fahrtenbuch enthält üblicherweise handschriftliche Einträge – eine Excel-Tabelle ist zum Beispiel nicht erlaubt, da eine derartige Datei keinen Manipulationsschutz bietet. Sprich: Für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind einige Anforderungen hinsichtlich Form und Inhalt zu erfüllen.
Privatfahrten vermerken Sie im Fahrtenbuch einfach mit entsprechender Klassifizierung und der Kilometerzahl. Bei betriebsbedingten Fahrten müssen Sie zusätzlich folgende Angaben eintragen:
- Datum und Uhrzeit
- Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
- Reiseziel und -route (gegebenenfalls Umwege)
- Namen der aufgesuchten Personen
- Grund für die geschäftliche Fahrt
Fahrtenbuch als digitale Lösung
Mittlerweile gibt es verschiedene Systeme, die eine elektronische Aufzeichnung ermöglichen. Damit brauchen Sie nicht mehr jedes Mal zum Stift zu greifen, wenn Sie ins Auto steigen: Das digitale Fahrtenbuch erfasst Ihre zurückgelegten Strecken automatisch und kilometergenau. Sie vermerken dann anschließend nur noch, ob Sie dienstlich oder privat unterwegs waren.
Falls Sie ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen möchten, haben Sie derzeit die Wahl zwischen drei unterschiedlichen Systemen:
- einer Fahrtenbuch-App (via GPS auf dem Smartphone)
- einem OBD-Stecker (On-Board-Diagnose)
- einem fest installierten Erfassungsgerät
Tipp
Wichtig: Die Klassifizierung – ob es sich um eine private oder dienstliche Fahrt handelt – müssen Sie im elektronischen Fahrtenbuch innerhalb von sieben Tagen erledigen. Andernfalls markiert das digitale System die Fahrt als privat.
Fahrtenbuch-App mit GPS
Es stehen einfache Fahrtenbuch-Apps zur Verfügung, die keine zusätzliche Hardware erfordern. Dazu gehören die Apps Fahrtenbuch (für iOS) und KFZ-Fahrtenbuch. Die Anwendungen greifen auf das mobile GPS Ihres Smartphones zu und erstellen daraus eine Dokumentation Ihrer Strecken. Vollständig automatisch funktionieren die Apps allerdings nicht: Es sind ein paar Klicks nötig, um die Aufzeichnung manuell zu starten und zu beenden. Da das GPS auf dem Smartphone bekanntlich nicht immer reibungslos funktioniert, können Fehler auftreten. Deswegen ist es notwendig, dass Sie die gefahrenen Kilometer auf dem Tacho mit Ihrer Fahrtenbuch-App abgleichen. Um die Genauigkeit zu verbessern und eine fehlerfreie Abrechnung zu ermöglichen, lässt sich zum Beispiel die App KFZ-Fahrtenbuch mit einem GPS-Stecker ergänzen.
Elektronisches Fahrtenbuch via OBD-Stecker
Die On-Board-Diagnose (OBD) im Fahrzeug liefert nicht nur wichtige Fehlermeldungen. Mit den Daten aus dem Diagnosesystem können Sie außerdem ein elektronisches Fahrtenbuch erstellen. Dazu brauchen Sie einen OBD-Adapter, den Sie in die dazugehörige Schnittstelle im Fahrzeug stecken. OBD-Fahrtenbuchstecker funktionieren entweder über SIM-Karte oder Bluetooth. Bei der Variante mit Bluetooth benötigen Sie zusätzlich ein Smartphone. Die Stecker liefern im Vergleich zum mobilen GPS immer exakte Daten, selbst wenn Sie beispielsweise durch einen Tunnel fahren. Der Datenabruf ist auch hier je nach System wieder über eine App oder den Desktop möglich. Bekannte Anbieter elektronischer Fahrtenbücher sind Vimcar, Lexware und Fleetize.
Fest verbaute Erfassungsgeräte
Wenn Sie mehrere Firmenwagen absetzen möchten und besondere Anforderungen haben, kommen fest installierte Geräte infrage. Diese Produkte sind vergleichsweise teuer und eignen sich daher vorwiegend für Firmen mit größerem Fuhrpark. Das elektronische Fahrtenbuch TravelControl der Soprotec GmbH ist sowohl als Lösung für Einzelfahrzeuge als auch Flotten erhältlich. Das Unternehmen kümmert sich außerdem um den fachgerechten Einbau.
Tipp
Gehen Sie auf Nummer sicher: Nutzen Sie für Ihr digitales Fahrtenbuch nur Apps und Systeme, die vom Finanzamt anerkannt sind!
Firmenwagen absetzen mit elektronischem Fahrtenbuch – 3 Tipps
Ein digitales Fahrtenbuch ist praktisch – allerdings nur dann, wenn die verwendete Technik zuverlässig funktioniert und Finanzamt-konform ist. Achten Sie daher auf diese Punkte:
- Ein wesentliches Kriterium ist GoBD-Konformität, diese Abkürzung steht für „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.” Das digitale Fahrtenbuch muss also lückenlos sein und in geschlossener Form vorliegen, um Manipulationen auszuschließen. Es ist außerdem wichtig, dass die Daten direkt aus dem Fahrzeug kommen und die Dokumentation rechtssicher erfolgt.
- Prüfen Sie, ob der OBD-Fahrtenbuchstecker sicher und zertifiziert ist. Dazu zählt das E-Zertifikat vom Kraftfahrt-Bundesamt. Erkundigen Sie sich zudem beim Anbieter, ob das jeweilige Produkt für Ihr Fahrzeugmodell geeignet ist.
- Vergleichen Sie die Extrafunktionen. Manche Softwarelösungen erkennen zum Beispiel die Fahrt zwischen Wohnort und Arbeitsstätte automatisch, geben Ihnen eine Live-Statistik oder erlauben eine Fahrzeug-Ortung.
Fazit – Firmenwagen absetzen als selbstständig tätige Person
Wie Sie sehen, bietet ein elektronisches Fahrtenbuch mehrere Vorteile: Die Apps und Systeme bedeuten vor allem Zeitersparnis. Außerdem hilft Ihnen eine digitale Lösung dabei, etwaige Stolperfallen im Hinblick auf die Vorgaben durch das Finanzamt zu vermeiden. Suchen Sie sich eine App beziehungsweise ein System aus, das Ihrem individuellen Bedarf entspricht. Viele Freiberufler:innen und Selbstständige nutzen eine Fahrtenbuch-App mit OBD-Stecker, diese Variante kostet etwa 20 Euro monatlich. Apps ohne Hardware sind zwar zum Teil kostenlos, liefern aber nicht immer genaue Daten – und erfordern mehr manuelle Eingaben.
