Umsatzsteuer & Umsatzsteuerpflicht – was Sie wissen sollten!

Fast alle Produkte und Dienstleistungen unterliegen in Deutschland der Umsatzsteuer. Damit kommen für Sie als Freiberufler oder Unternehmer einige Pflichten und Aufgaben zu. Die Besteuerung hat aber auch ihre positiven Seiten – bei Ausgaben profitieren Sie vom Vorsteuerabzug und holen sich Ihr Geld vom Finanzamt zurück. Wir erklären Ihnen die wichtigsten Regelungen anschaulich und geben Ihnen wertvolle Praxistipps für die Selbstständigkeit.

Wer ist umsatzsteuerpflichtig?

Beim Start in die Selbstständigkeit gehört zu Ihren primären Aufgaben, sich beim Finanzamt anzumelden. Bereits nach einem Monat erwartet die Finanzbehörde dann Ihre erste Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die Umsatzsteuer – umgangssprachlich Mehrwertsteuer genannt – ist an sich keine komplizierte Angelegenheit. Dabei sind nur einige wesentliche Grundsätze zu berücksichtigen:

  • Die Umsatzsteuer fällt auf sämtliche Lieferungen und Leistungen an, die ein Unternehmen gegen Entgelt erbringt. Wenn Sie beispielsweise Waren verkaufen oder Beratungsleistungen anbieten, sind die Einnahmen daraus umsatzsteuerpflichtig.
  • Man bezeichnet die Umsatzsteuer auch als Verkehrssteuer oder Verbrauchsteuer, da die Steuer vom Endverbraucher zu zahlen ist. Damit schmälert die Umsatzsteuer also nicht Ihr Einkommen. Ebenso wenig stehen die eingenommenen Umsatzsteuerbeträge Ihrem Unternehmen zur Verfügung, sondern sind an das Finanzamt abzuführen.
  • Als Existenzgründer bzw. Selbstständiger sind Sie grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie als Freelancer arbeiten, ein Gewerbe betreiben oder Start-up-Unternehmer sind. Eine Ausnahme zur Umsatzsteuerpflicht bringt allein die Kleinunternehmer-Regelung mit sich.

Was die Umsatzsteuerpflicht konkret für Sie bedeutet

Die Umsatzsteuer ist auf jeder Ihrer Rechnungen explizit als solche auszuweisen. Informieren Sie sich im Vorfeld darüber, welcher Steuersatz gilt. Der Regelsatz von 19 Prozent ist auf die meisten Lieferungen und Leistungen anzuwenden. Ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent greift nur bei bestimmten Waren, wie zum Beispiel bei Büchern und selbst geschaffenen Kunstgegenständen. Zu den begünstigten Dienstleistungen gehören die kurzfristige Vermietung von Unterkünften und verschiedene Zahnarztleistungen. Denken Sie bei der Rechnungsstellung außerdem daran, Ihre Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) auf der Rechnung zu vermerken. Eine Umsatzsteuer-ID ist erforderlich, wenn Sie länderübergreifend tätig sind. Diese Nummer dient der Identifikation von Unternehmen innerhalb der EU.

Was ist die Kleinunternehmer-Regelung?

Sie haben sich gerade erst selbstständig gemacht und Ihnen ist angesichts Ihrer noch geringen Umsätze der bürokratische Aufwand rund um die Umsatzsteuer zu groß? Eine Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht ermöglicht Ihnen die sogenannte Kleinunternehmer-Regelung. Was genau ein Kleinunternehmer ist, regelt der § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG). Die Kleinunternehmer-Regelung ist anwendbar, wenn:

  • Ihr Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen hat und
  • der Umsatz im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.

Als Existenzgründer und Kleinunternehmer haben Sie ein Wahlrecht – Sie optieren also entweder zur Umsatzsteuer oder entscheiden sich für die Kleinunternehmer-Regelung. Auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung machen Sie dazu entsprechend beim Punkt 7.3 Ihr Kreuz. Ein Kleinunternehmer ist übrigens nicht zu verwechseln mit einem Kleingewerbe. Der Status Kleinunternehmen bezieht sich allein auf die Umsatzsteuerregelung. Das Kleingewerbe ist dagegen ein Begriff aus dem Handels- und Gewerberecht. Als Kleingewerbetreibender können Sie steuerlich entweder Kleinunternehmer sein oder der Normalbesteuerung unterliegen.

Entscheidungshilfe – wann die Anmeldung als Kleinunternehmer sinnvoll ist

Selbst wenn Ihre Umsätze die gesetzlichen Grenzen des § 19 UStG nicht überschreiten, können Sie die Regelbesteuerung wählen und Ihren Kunden die Umsatzsteuer berechnen. Die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmer-Regelung sollte sorgfältig überlegt sein. Dabei hilft Ihnen die folgende Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile.

Vorteile:

  • Sie müssen keine monatliche bzw. vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Damit reduziert sich Ihr administrativer Aufwand.
  • Der Kleinunternehmer-Status stellt für Sie möglicherweise einen Wettbewerbsvorteil dar, wenn Sie häufig für (Privat-)Kunden arbeiten, die selbst nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Da Sie keine Umsatzsteuer auf Ihre Preise erheben, sind Ihre Leistungen günstiger für den Abnehmer.

Nachteile:

  • Wenn Sie keine Umsatzsteuer einnehmen, dürfen Sie auch keine Vorsteuer abziehen. Für alle Anschaffungen bezahlen Sie dann stets den vollen Bruttopreis.
  • Auf Ihren Rechnungen muss ausgewiesen sein, dass Sie Kleinunternehmer sind und daher keine Umsatzsteuer berechnen. Damit ist für Ihre Kunden direkt ersichtlich, dass Ihre Firma erst seit kurzer Zeit besteht bzw. Ihre Umsatzzahlen gering sind. Aus Marketingsicht ist dies nicht unbedingt förderlich.
Tipp

Bedenken Sie bei der Frage „Kleinunternehmer-Regelung ja oder nein?“, dass Sie an Ihren Entschluss für einen Zeitraum von fünf Jahren gebunden sind. Doch auch als umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Umsatzzahlen hinsichtlich der Grenzen zu kontrollieren.

Welche Kosten berechtigen zum Vorsteuerabzug?

Interessant für Selbstständige ist der Vorsteuerabzug – dieses Recht erlaubt es Ihnen, bezahlte Umsatzsteuerbeträge beim Finanzamt geltend zu machen. Doch wie funktioniert das genau? Wenn Sie für Ihre Firma beispielsweise neue Büromöbel anschaffen, bezahlen Sie beim Lieferanten den Bruttopreis inklusive der Umsatzsteuer. In Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung teilen Sie dem Finanzamt die gezahlten Umsatzsteuerbeträge mit. Die Finanzbehörde erstattet Ihnen diese Beträge oder verrechnet sie mit der von Ihnen abzuführenden Umsatzsteuer. Für Ihr Mobiliar zahlen Sie dadurch unter dem Strich lediglich den Nettopreis und sparen die Umsatzsteuer. Der Vorsteuerabzug ist daher insbesondere für Unternehmer von finanziellem Vorteil, die teure Investitionen für ihren Betrieb tätigen. Achten Sie darauf, dass Sie alle Rechnungen als Nachweis aufbewahren. Außerdem sind Sie nur zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn Sie die Anschaffung tatsächlich für Ihr Unternehmen getätigt haben. Eine Kaffeemaschine, die bei Ihnen zu Hause in der Küche steht, gehört nicht dazu.

Tipp

Bereits in der Gründungsphase besteht die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug zu nutzen. Hier gilt wiederum die Voraussetzung, dass die Kosten im Zusammenhang mit Ihrer künftigen Betätigung stehen.

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