Erfolgreiche Selbstständigkeit – mit den richtigen Apps kein Problem!

Arbeiten, wann, wo und wie man will – mit der Freiberuflichkeit erfüllen sich viele Menschen einen Lebenstraum: Stolze 1,4 Millionen deutsche Selbstständige verzeichnete das Statistische Bundesamt im Jahr 2018. Doch die Freiheiten der Freiberufler sind an Faktoren wie Selbstorganisation und Zeitmanagement gebunden – nicht jedem fällt das leicht. Clevere Apps und individualisierbare Anwendungen helfen dabei, die Selbstständigkeit perfekt zu planen.

Warum müssen sich Freiberufler organisieren?

Als Freiberufler sind Sie Ihr eigener Chef – wortwörtlich: Es liegt an Ihnen, Ihre Kapazitäten zu planen, Neukunden zu akquirieren, einen Blick auf die Finanzen zu haben… Alle Aufgaben, die bei Angestellten in der Regel von anderen Abteilungen übernommen werden. Arbeiten Sie allein, sind ausschließlich Sie selbst dafür verantwortlich, dass alles rund läuft. Das bedeutet Freiheit – und eine Herausforderung neben der eigentlichen Tätigkeit, die Sie freiberuflich ausüben.

Welche zusätzlichen Aufgaben muss ich als Freiberufler übernehmen?

Ob Fotograf, Redakteur oder Programmierer – zu einer erfolgreichen Selbstständigkeit gehört nicht nur Ihre fachliche Expertise, sondern auch Ihr Talent zur Selbstorganisation in den folgenden Bereichen:

  • Zeitmanagement: Da niemand Ihre Arbeitszeiten kontrolliert, liegt es an Ihnen, Ihre Kapazitäten möglichst gewinnbringend zu verteilen. Überstunden können ebenso wie Unterbeschäftigung für Selbstständige schnell gefährlich werden. Bei jedem einzelnen Auftrag gilt es, die Uhr im Blick zu haben, damit Sie nicht zu viel Zeit in ein Projekt investieren – nicht zuletzt spielt der finanzielle Aspekt Ihrer Arbeit eine Rolle. Hierbei helfen Tools, mit denen Sie Ihre Aufwände tracken und festhalten können.
  • Projektmanagement: Um Ihre Kundenprojekte zügig und komplikationslos durchzuführen, ist eine gute Projektplanung im Vorfeld hilfreich. So halten Sie bereits vor Projektstart fest, was wann fertig sein muss – und wann Sie damit anfangen müssen. Mit einer peniblen Planung sorgen Sie zudem dafür, dass sich stressige Phasen unterschiedlicher Projekte nicht überschneiden. Ist Ihre Projekt- und Aufgabenplanung ordentlich gepflegt, können Sie Ihren Kunden auf einen Blick sagen, ob Sie in den nächsten Wochen Zeit für einen neuen Auftrag haben.
  • Kommunikation: Meist laufen Beauftragung und Abstimmung über E-Mail oder Telefon ab, oder Sie treffen sich mit Ihrem Kunden. Arbeiten Sie vermehrt mit festen Kunden oder benötigen häufiger Auskünfte, kann der Zugang zum internen Support- oder Chat-Tool hilfreich sein. Auch Videokonferenzen lassen sich so unkompliziert abhalten.

Digitaler Projektmanager gesucht?

Apps und Anwendungen für ein erfolgreiches Projektmanagement gibt es jede Menge. Im Folgenden stellen wir Ihnen Tools vor, die Ihre eigene Planung erleichtern und gleichzeitig interaktive Features bieten. Ihre Kunden können hier also, wenn erwünscht, ebenfalls Aufgaben anlegen, Feedback geben oder Deadlines setzen:

  • Wunderlist: Für eine schnelle Liste oder ausgefeilte Projektpläne eignet sich die App Wunderlist, die für Mobilgeräte und Desktop-Browser erhältlich ist.
  • Trello: Die Anwendung ist dem beliebten Kanban-Board nachempfunden, bei dem der Projektfortschritt mithilfe der Labels „To Do“, „In progress“ und „Done“ (zu dt. „Zu erledigen“, „Wird erledigt“ und „Erledigt“) nachverfolgt wird.
  • Mindmeister: Ähnlich wie bei Trello wird mit einem Kanban-Board gearbeitet, das jedoch bei Bedarf alternativ als einfache Liste angezeigt werden kann.
  • Asana: Das Tool wurde von ehemaligen Facebook-Mitarbeitern entwickelt und vereint Kanban-Board, Listenansicht und eine Kalenderansicht inklusive Aufgaben miteinander. Das Tool eignet sich besonders, wenn Sie mit vielen Kunden oder in unterschiedlichen Projekten arbeiten.
  • Jephi: Zeit will ebenfalls gemanagt werden. Mit dem Tracking-Tool sehen Sie minutengenau, wie viel Zeit Sie für welches Projekt aufbringen. So wird beispielsweise eine stundenweise Abrechnung zum Kinderspiel.
Tipp

Übrigens: Auch diese Programme bieten die Möglichkeit der Kommunikation. So können beispielsweise Aufgaben kommentiert oder anderen zugeteilt werden. Der Vorteil: Es werden ausschließlich Themen besprochen, die tatsächlich mit dem Arbeitsalltag zu tun haben.

Richtig kommunizieren mit den passenden Apps

Als Selbstständiger sind Sie darauf angewiesen, schnell und erfolgreich mit Ihren Kunden zu kommunizieren. Moderne Apps wie Slack helfen beim Austausch im Team: Das Chat-Tool wird von Unternehmen oft für die interne Kommunikation genutzt. Einzelne Teams können sich hier zu Gruppen zusammenschließen und Ideen oder Dokumente austauschen. Videochats sind ebenfalls möglich. Darüber hinaus ist der Chat-Klassiker Skype nach wie vor in Unternehmen verbreitet. Diese Tools sind allerdings auch mit Vorsicht zu genießen – zu direkte Kommunikation kann schnell in Stress ausarten! Deshalb sollten Sie versuchen, ein Gros der Kommunikation über Kanäle wie die gute alte E-Mail abzuwickeln: So wird der Austausch einerseits dokumentiert und Sie werden nicht durch ständige blinkende Benachrichtigungen aus der Arbeit gerissen.
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