Privat­ein­lagen & Privat­ent­nahmen – so geht’s richtig

Das Homeoffice im heimischen Wohnzimmer, noch vor dem Aufstehen die ersten E-Mails checken und ständige Erreichbarkeit – gerade beim Start in die Selbstständigkeit verschwimmen oft die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben. Auch die Finanzen geraten bei vielen schnell durcheinander.

Privateinlagen und Privatentnahmen sind für Selbstständige ein wichtiges Thema. Dies betrifft sowohl Einzelunternehmen als auch Personengesellschaften, darunter die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) und die Offene Handelsgesellschaft (OHG). Wenn Sie private Einlagen und Entnahmen nicht korrekt durchführen, kann das u. a. zu Steuernachzahlungen und Problemen bei der Betriebsprüfung führen. 

Privateinlagen ermöglichen es Selbstständigen, ihr Unternehmen finanziell zu stärken – etwa, um neue Maschinen anzuschaffen oder die Liquidität zu verbessern.

Unter Privateinlagen sind private Mittel zu verstehen, die ein Unternehmer dem Betrieb zur Verfügung stellt. Beispiele für Privateinlagen sind Bargeld, Patente sowie Fahrzeuge, Computer und andere Gebrauchsgegenstände. Private Einlagen erhöhen das Eigenkapital des Unternehmens, wirken sich aber nicht direkt auf den Gewinn aus.

Sie können beispielsweise Geld von Ihrem privaten Konto auf das Geschäftskonto überweisen oder Wirtschaftsgüter auf das Unternehmen übertragen. Wichtig ist dabei, dass die Privateinlagen dem Betrieb tatsächlich zur Verfügung stehen und einen betrieblichen Nutzen erfüllen. Ein typisches Beispiel für eine Privateinlage ist, wenn ein Selbstständiger Geld auf das Geschäftskonto einzahlt und damit laufende Rechnungen begleicht.

Berücksichtigen Sie außerdem folgende Punkte:

• Dokumentieren Sie alle Privateinlagen, sodass sie sich nachvollziehen lassen.
• Bewahren Sie Belege auf.
• Privateinnahmen sollten nicht eine sorgfältige Liquiditätsplanung ersetzen. Erstellen Sie eine Übersicht über sämtliche Geldzuflüsse und Geldabflüsse, sodass Sie Liquiditätsrisiken frühzeitig erkennen können.

Einer der Hauptgründe für Privateinlagen ist die Liquidität. Vor allem in der Gründungs- oder Wachstumsphase haben Unternehmen häufig einen erhöhten Kapitalbedarf. Jederzeit genügend finanzielle Mittel zu haben, ist essenziell, um Zahlungsverpflichtungen nachzukommen oder notwendige Investitionen zu tätigen. Wenn ein Kredit von der Bank keine Option ist, können Privateinlagen hier eine flexible Lösung sein.

Um eine Privateinlage zu buchen, legen Sie zunächst ein Privatkonto als Unterkonto des Eigenkapitalkontos an. Darüber lassen sich private Einlagen und Entnahmen buchen. Eine weitere Voraussetzung für eine korrekte Buchung ist der Wert. Bei Bareinlagen ist der Betrag sofort klar. Sachwerte erfordern dagegen eine genauere Bewertung. Wenn Sie z. B. ein privates Fahrzeug in das Betriebsvermögen überführen, setzen Sie den Teilwert zum Zeitpunkt der Privateinlage an. Lassen Sie sich hierzu von Ihrem Steuerbüro beraten.

Ein beispielhafter Buchungssatz für eine Privateinlage lautet:

• Bareinzahlung aus Privatvermögen: Bank 1.000 € an Privatkonto 1.000 €
  

Bezahlen Sie etwa mit Ihrer Firmenkreditkarte für private Einkäufe im Einzelhandel, sollten Sie aufpassen. Dabei handelt es sich um Privatentnahmen. Informieren Sie sich hier, wie Sie die Vorgänge richtig buchen und welche Fallstricke lauern.

Privatentnahmen sind das Gegenstück zu Privateinlagen. Das bedeutet: Sie entnahmen beispielsweise Geld oder Sachwerte aus Ihrem Betriebsvermögen. Wie der Begriff explizit vorgibt, sind Privatentnahmen für private Zwecke gedacht.

Es gibt verschiedene Arten von Privatentnahmen:

• Barentnahmen: Eine Barentnahme liegt vor, wenn Sie Bargeld vom Geschäftskonto abheben oder aus der Kasse nehmen. Ein Beispiel: Sie heben Bargeld von Ihrem betrieblichen Konto ab, um damit im Supermarkt für den privaten Eigenbedarf einzukaufen.
• Sachentnahmen: Diese Privatentnahmen umfassen betriebliche Waren und Materialien, die Sie für sich selbst verwenden. Ein Beispiel: Der Inhaber eines Malerbetriebs nimmt Tapeten und Farbe mit nach Hause, um damit seine private Wohnung zu renovieren.
• Leistungsentnahmen: Dabei handelt es sich um steuerpflichtige Dienstleistungen, die Ihnen privat zugutekommen. Ein Beispiel: Die Beschäftigten eines Catering-Unternehmens sind auf ihrer privaten Geburtstagsfeier tätig.
• Nutzungsentnahme: Nutzen Sie steuerpflichtige Wirtschaftsgüter für außerbetriebliche Zwecke, ist das eine Nutzungsentnahme. Ein Beispiel: Sie verwenden Ihren 3D-Drucker im Büro, um damit Weihnachtsgeschenke für Freunde und Familie herzustellen.

Wie oft Sie Privatentnahmen tätigen und in welcher Höhe, bleibt Ihnen überlassen. Denn es existieren keine gesetzlichen Grenzen, in welchen zeitlichen Abständen Sie beispielsweise Bargeld für private Ausgaben entnehmen dürfen. Doch sollten Sie dabei einige wichtige Punkte beachten:

• Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften sind grundsätzlich dazu berechtigt, Privatentnahmen vorzunehmen.
• Privatentnahmen müssen Sie in jedem Fall eindeutig dokumentieren und in der Buchhaltung nachvollziehbar darstellen.
• Eine private Entnahme oder Nutzung von Betriebsvermögen ist kein betrieblicher Vorgang. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die unterschiedlichen Vorgänge klar voneinander abgrenzen.
• Private Entnahmen beeinflussen Ihre Liquidität; das ist vor allem bei Barentnahmen der Fall. Behalten Sie daher stets Ihren finanziellen Spielraum im Blick, um einer möglichen Verschuldung des Unternehmens entgegenzuwirken.

Viele Selbstständige beziehen üblicherweise kein festes Gehalt wie ihre Angestellten. Sie haben allerdings genau wie jeder andere auch private Ausgaben, wie z. B. für Miete, Versicherungen, Freizeit und Einkäufe. Deshalb gibt es Privatentnahmen, mit denen sich die Lebenshaltungskosten und weitere Ausgaben im privaten Rahmen bestreiten lassen. Privatentnahmen bieten somit eine flexible Möglichkeit, den eigenen Bedarf an Bargeld, Waren und Dienstleistungen zu decken.

Privatentnahmen mindern das Eigenkapital Ihres Betriebs. Aus diesem Grund müssen sie alle privaten Entnahmen einzeln in der Buchhaltung erfassen. Das nachfolgende Beispiel verdeutlicht die Buchung einer Privatentnahme:

• Private Geldüberweisung vom Geschäftskonto: Privatkonto 100 € an Bank 100 €

Hinweis: Barentnahmen sind umsatzsteuerfrei. Wenn Sie Sachwerte aus dem Betriebsvermögen entnehmen, fällt in der Regel die Umsatzsteuer an.

Dieser Text stellt keine steuerliche Beratung dar und kann eine individuelle Beratung durch Steuerberater oder Fachanwälte nicht ersetzen. Für spezifische steuerliche Fragen wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Experten.