Firmen­sitz ver­le­gen – Check­liste und Tipps

Wenn Unternehmen ihren Firmensitz verlegen, geht es um mehr als nur Kisten packen und Möbel abbauen. Denn bei einem Standortwechsel müssen sich Unternehmen bei verschiedenen Stellen melden, um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen. Neben den logistischen Aufgaben ist deshalb vor allem eine frühzeitige administrative Planung für den Firmenumzug entscheidend – damit der Geschäftsbetrieb ohne Unterbrechung weiterlaufen kann. Die folgende Übersicht soll Ihnen dabei zur Orientierung dienen.

• Finanzamt: Informieren Sie das bisherige und ggf. das neue Finanzamt über Ihre neue Firmenanschrift. Verlegen Sie Ihren Firmensitz in den Zuständigkeitsbereich einer anderen Steuerbehörde, erhalten Sie eine neue Steuernummer.
• Gewerbeamt: Betreiben Sie ein Gewerbe und sind beim Gewerbeamt gemeldet, ist eine Gewerbe-Ummeldung erforderlich. Wenn der Umzug in eine andere Stadt erfolgt, müssen Sie sich stattdessen beim alten Gewerbeamt abmelden und am neuen Standort anmelden.
• Handelsregister: Steht die Firma im Handelsregister, besteht Anmeldepflicht bei einem Firmenumzug. Beachten Sie hierbei, dass die Anmeldung nur durch einen Notar möglich ist.
• Industrie- und Handelskammer (IHK): Kontaktieren Sie die zuständige IHK, um Ihre Anschrift zu aktualisieren.
• Berufsgenossenschaft: Die Berufsgenossenschaften – wie etwa die BG BAU und die BGHM – sind Träger der gesetzlichen Unfallversicherung. Mit einer kurzen Meldung informieren Sie Ihre Berufsgenossenschaft über die Firmensitzverlegung.
• Bundesagentur für Arbeit: Ihren Firmenumzug können Sie über den Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) im Entgeltabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal mitteilen. Die Bundesagentur für Arbeit empfängt diese Daten und leitet sie dann an die Sozialversicherungsträger weiter.
• Banken, Versicherungen, Steuerbüro, Lieferanten etc.: Benachrichtigen Sie Ihre Vertragspartner über den anstehenden Firmenumzug. In manchen Fällen sind dann eventuell andere Ansprechpartner vor Ort für Sie zuständig.
• Rundfunkbeitrag: Melden Sie die neuen Adressdaten Ihrer Betriebsstätte beim Beitragsservice öffentlich-rechtlicher Rundfunk an. Das funktioniert online über das Service-Portal für Unternehmen.
• Kfz-Zulassungsbehörde: Haben Sie Fahrzeuge auf das Unternehmen zugelassen, ist eine Ummeldung bei der örtlichen Zulassungsstelle notwendig.
• Zoll: Sind Sie mit Ihrem Unternehmen im internationalen Handel tätig (z. B. Import von Waren), brauchen Sie eine EORI-Nummer. Über das Zoll-Portal oder das Formular 0870a lassen sich die Stammdaten beim Zoll aktualisieren.
• Geschäftspapiere und Website: Dazu gehören der Briefkopf, Vorlagen für Verträge, Lieferscheine, Visitenkarten und andere Unterlagen, die Ihre Geschäftsadresse enthalten. Denken Sie auch daran, das Impressum und die Datenschutzhinweise auf Ihrer Website anzupassen.

Wenn Sie als Einzelunternehmen den Firmensitz verlegen, können Sie sich normalerweise einfach am neuen Standort anmelden. Sobald aber ein Unternehmen als Kapitalgesellschaft gegründet wurde, steht beim Umzug in eine andere Stadt eine zusätzliche Formalität an: die Satzungsänderung. Möchten Sie etwa den Firmensitz einer GmbH verlegen, müssen Sie die Satzung entsprechend ändern. Dabei handelt es sich um die formelle Anpassung des Gesellschaftsvertrags. Hierzu berufen Sie eine Gesellschafterversammlung ein, um den neuen Firmensitz zu beschließen. Die Satzungsänderung bedarf der notariellen Beurkundung und wird mit der Anmeldung beim Handelsregister wirksam.

Eine weitere Besonderheit ist die Anmeldung im Handelsregister: Kapitalgesellschaften können eine andere inländische Geschäftsanschrift haben, die neben dem eigentlichen Gesellschaftssitz existiert. Diese inländische Geschäftsanschrift muss im Handelsregister stehen, damit das Unternehmen z. B. Post von Gläubigern erhalten kann. Personengesellschaften tragen dagegen ihren Gesellschaftssitz im Handelsregister ein. Bei eingetragenen Kaufleuten (e. K.) entspricht dies der aktuellen Hauptniederlassung.

Verlegen Sie den Firmensitz in ein anderes Bundesland, geht damit ein Wechsel der Zuständigkeiten einher. Daher genügt z. B. keine reine Ummeldung beim Gewerbeamt. Vielmehr melden Sie sich bei der bisherigen Behörde ab und melden sich dann am neuen Standort wieder an.
Das Finanzamt erteilt eine neue Steuernummer für Ihr Unternehmen, wodurch die bisherige Steuernummer ungültig wird. Setzen Sie sich daher frühzeitig mit den Behörden in Verbindung, da die Bearbeitungszeiten bei einem Umzug in ein anderes Bundesland länger dauern können.

Der Standortwechsel in ein anderes Land kann verschiedene Gründe haben: angefangen bei Marktexpansion über Fachkräfteverfügbarkeit und steuerliche Vorteile bis hin zu persönlichen Motiven.

Unternehmen haben unterschiedliche Möglichkeiten, um sich im Ausland neu aufzustellen. Darüber hinaus gibt es rechtliche und steuerliche Dinge zu berücksichtigen.

Bei der Firmenverlagerung in das EU-Ausland sollten Sie zunächst einmal die steuerlichen Regelungen prüfen: So unterliegen viele Unternehmen der Wegzugbesteuerung, die insbesondere für Kapitalgesellschaften relevant ist. Die Besteuerung bezieht sich einerseits auf materielle Güter (z. B. Produktionsanlagen) und andererseits auf Patente, Markenrechte und andere immaterielle Wirtschaftsgüter. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften kann wiederum die Entstrickungsbesteuerung greifen, die ähnlich wie die Wegzugsbesteuerung abläuft. Lassen Sie sich hierzu am besten von Ihrem Steuerbüro beraten.

Innerhalb der EU können Unternehmen als Europäische Aktiengesellschaft (Europa-AG) firmieren. Diese Rechtsform eignet sich für Betriebe, die grenzüberschreitend in verschiedenen Mitgliedstaaten der EU agieren wollen. Mit einer Europa-AG ist es möglich, den Firmensitz innerhalb der EU-Mitgliedsstaaten zu verlegen. Sie brauchen somit keine Tochtergesellschaft in dem jeweiligen Land zu gründen.
Eine weitere Rechtsform ist die Europäische Genossenschaft (SCE), die für Genossenschaften von Interesse sein kann.